FOIRE AUX QUESTIONS - OLRAS
GENERAL
- A qui s'adresse Olras ?
A toutes les professions nécessitant une prise de rendez-vous :
Santé : Cabinets médicaux, cliniques, hôpitaux, médecins généralistes et spécialistes, chirurgiens-dentistes, radiologues, secrétariats médicaux, laboratoires pharmaceutiques, mutuelles, délégués médicaux, infirmiers...
Soins : Centre de soins, épilations, massages, salons de coiffure, hammam...
Services : Banques, assurances, centres d’appels, agences immobilières, voyagistes et tour-operators, livraisons, conseillers techniques et commerciaux...
Automobile : Auto-écoles, garagistes, concessionnaires...
Professions libérales : Avocats, conseillers juridiques, experts comptables, consultants, notaires, architectes...
Artisans : Plombiers, électriciens, décorateurs...
Sport : Tennis, salles de fitness, salles de gym, salles de musculation...
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- J’utilise un agenda papier, est-il facile de passer à Olras ?
Oui, vous décidez d’une date à partir de laquelle vous prenez rendez-vous sur Olras ou vous notez tous les rendez-vous pris sur votre agenda papier pour commencer à utiliser Olras tout de suite.
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- J’utilise déjà un logiciel qui gère mon agenda et/ou les fiches de mes clients ou patients, comment passer à Olras ?
Nous vous proposons d’exporter les données de votre base de données clients vers Olras
Nous avons des clients qui utilisent des logiciels spécifiques à leur activité. La manière la plus efficace et la plus flexible que nous avons trouvé pour concilier les deux systèmes est que les rendez-vous soient pris uniquement sur Olras et que vous continuiez à utiliser votre logiciel sans la fonction agenda.
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- Je possède un site Internet, est-ce que mes clients peuvent prendre rendez-vous à partir de mon site ?
Oui, nous pouvons personnaliser votre planning aux couleurs de votre site et, grâce à un lien mettre la prise de rendez-vous directement sur votre site Internet.
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- Chez nous, la prise de rendez-vous est compliquée. Nous avons plusieurs types de rendez-vous avec des durées différentes et nous sommes plusieurs collaborateurs. Peut-on utiliser Olras ?
Oui, vous nous communiquez vos spécificités : types de rendez-vous, durées, nom des collaborateurs et nous vous créons un système sur mesure. Pour prendre rendez-vous, vos clients ou patients choisissent le collaborateur et le type de rendez-vous et accèdent aux disponibilités. Les clients ou patients ne voient évidemment que les disponibilités que vous avez ouvertes à la prise de rendez-vous par Internet. Les clients ou patients prennent rendez-vous en un clic pour le temps de l'intervention choisie. Ils reçoivent un email de confirmation, ils peuvent aussi à la demande recevoir un sms de rappel avant le rendez-vous.
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UTILISATION
- Doit-on installer un logiciel ?
Pour utiliser Olras, vous devez disposer d'un navigateur Internet. Nous vous recommandons Internet Explorer 8 ou Mozilla FireFox 3 (cliquez pour le télécharger) comme navigateur, ceci pour des raisons de sécurité et de rapidité.
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- Peut-on travailler à plusieurs et en même temps sur un agenda ?
Bien sûr, le principe d’Olras est de permettre au professionnel d’être en lien direct avec sa secrétaire et ses collaborateurs, en temps réel, sur une même interface. Si quelqu’un effectue une modification, cela apparaît chez les autres utilisateurs de l’agenda.
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- Puis-je consulter mon agenda depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet ?
Oui, vous devrez vous rendre sur l’adresse de votre service, puis indiquer vos login et mot de passe sécurisés.
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- J’ai peur que les gens prennent des rendez-vous n’importe comment par Internet.
Pour prendre rdv par Internet les clients doivent s’identifier, ainsi les clients qui prennent rendez-vous par Internet sont connus. La prise de rendez-vous par Internet est donc plus fiable que la prise de rendez-vous par téléphone car il y a une meilleure identification. Enfin, comme vous choisissez les disponibilités que vous voulez ouvrir à la prise de rendez-vous sur Internet, vous gérez vos disponibilités.
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- Que se passe t-il si deux personnes prennent rendez-vous en même temps sur Internet ?
Si par hasard deux personnes prenaient en même temps rendez-vous par Internet, un seul des deux verrait son rendez-vous confirmé, le premier qui a validé son rendez-vous. L’autre aurait un message lui indiquant que le rendez-vous vient d’être pris et pourrait prendre un autre rendez-vous.
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- Peut-on imprimer le planning ?
Oui. Cela peut vous permettre d’avoir également une version papier à afficher, ou d’avoir un relevé des rendez-vous de la journée partout avec vous. Sachez toutefois qu’une version adaptée aux appareils mobiles (téléphones portables,...) est disponible et que votre planning est disponible de n’importe quel poste connecté à Internet disposant d'un navigateur.
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- Que se passe-t-il si mon ordinateur tombe en panne ?
Olras est accessible de tout ordinateur connecté à Internet, par conséquent, vous pourrez toujours consulter et gérer votre emploi du temps depuis un autre ordinateur. Si vous n’avez pas d’autre ordinateur à portée de main, nous pouvons vous envoyer votre emploi du temps par Fax ou vous le communiquer par téléphone. La prise de rendez-vous par Internet pour vos clients ou patients serait alors coupée, le temps que vous récupériez un ordinateur.
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SECURITE - CONFIDENTIALITE
- Est-ce que n’importe qui peut accéder à mes disponibilités et prendre rendez-vous ?
Non, seuls les clients ou patients auxquels vous aurez donné l’adresse peuvent accéder à vos disponibilités et prendre rendez-vous. Ils sont donc identifiés.
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- Est-ce que mes clients ou patients vont avoir accès à mon agenda et voir toutes mes disponibilités et les rendez-vous des autres clients ou patients ?
Non, vous choisissez les créneaux que vous souhaitez ouvrir à la réservation par Internet, vos clients ou patients ne voient que les disponibilités que vous avez ouvertes à la réservation par Internet. En aucun cas ils ne peuvent voir ou modifier les rendez-vous d’autres clients ou patients. Seuls les horaires disponibles à la prise de rendez-vous par Internet sont proposés.
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DIVERS
- Vous voulez remplacer les secrétaires ?
Non, l’intérêt d’Olras est de faciliter le travail des secrétaires, pas de les remplacer. La prise de rendez-vous par Internet est un complément de la prise de rendez-vous traditionnelle téléphonique. Olras permet de réduire le nombre d’appels ainsi que l’absentéisme afin que les secrétaires puissent avoir plus de temps pour l’accueil, le service et la gestion. La prise de rendez-vous est une activité répétitive et qui fait perdre du temps aux secrétaires et aux clients. Olras est avant tout un service que vous offrez à vos clients, ils peuvent ainsi prendre rendez-vous 24h/24 en toute confidentialité et choisir le créneau horaire en accord avec leur emploi du temps. Les secrétaires qui utilisent Olras sont très satisfaites car le logiciel leur fait gagner un temps précieux. Les rendez-vous sont notés plus rapidement, le téléphone sonne moins, les clients se plaignent moins de l’attente au téléphone et il y a beaucoup moins d’oublis de rendez-vous.
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- Pourquoi choisir Olras ?
Avec Olras vous offrez un vrai service à vos clients, ils peuvent prendre rendez-vous 24h/24, simplement et de tout poste connecté à Internet disposant d'un navigateur. Ils peuvent trouver le rendez-vous le mieux adapté rapidement sans avoir à négocier pendant de longues minutes avec la secrétaire. Cela fidélise votre clientèle et vous amène de nouveaux clients attirés par la flexibilité du système. Enfin, Olras réduit les défections de rendez-vous , Olras vous permet de gagner du temps et par conséquent de l’argent.
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- 15€ TTC par mois, que comprend ce tarif ?
Pour 15€ par mois, nous hébergeons, maintenons techniquement votre solution et nous apportons une assistance téléphonique (non surtaxé) en cas de besoin.
Ce prix très compétitif résulte de notre grande capacité d’hébergement de service et d’une expérience de + de 5 ans dans le domaine de la gestion des rendez-vous.
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Vous avez d'autres questions ?
N'hésitez pas à nous les poser en nous écrivant à contact@olras.com ou en téléphonant à un conseiller commercial au 09 52 133 414
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